Selbstorganisation und dabei möglichst produktiv zu sein, ist nicht immer einfach. Als Freiberufler_in und Selbstständige_r ist dies neben der Kundengewinnung einer der größten Herausforderungen. Aus diesem Grund habe ich euch auch schon Tipps für mehr Motivation während der Arbeit und auch Tipps gegen das Tief nach der Mittagspause mit auf dem Weg gegeben. Natürlich freue ich mich hier auch immer riesig über eure Erfahrungen und wie ihr das Ganze handhabt. Heute dreht sich jedoch alles, um die Organisation und die Produktivität.
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5 Tipps für eine bessere Selbstorganisation und mehr Produktivität
1. Mach dir einen genauen Plan
Ohne einen genauen Plan oder eine To-Do Liste funktioniert bei mit inzwischen gar nichts mehr. Ganz zu Anfang meiner Selbstständigkeit dachte ich noch, dass ich alles im Kopf habe und nur wenig notieren muss. Jedoch wurde ich schnell vom Gegenteil überzeugt, denn der Kopf ist einfach so voll, dass dieser förmlich platzt, man ist total blockiert oder Kunde XY ruft plötzlich an und du hast einfach nicht mehr alles auf dem Schirm, was zuvor besprochen wurde.
Aus diesem Grund habe ich ein System entwickelt, was bei mir unglaublich gut funktioniert. Ich habe eine Liste, in der ich alle relevanten Kunden farblich und zusätzlich nach Deadlines sortiert habe. Zudem sind die jeweiligen Zwischenstände des Projektes aufgelistet und die noch zu erledigenden Tätigkeiten. Mein erster Blick am Morgen führt auf diese Liste und abends wird sie dann dementsprechend aktualisiert. So kann ich am nächsten Tag direkt wieder mit der Arbeit beginnen.
Zusätzlich zu meiner Organisationsliste nutze ich auch noch das Online-Tool Trello. Dies habe ich auch in dem Artikel „Als Selbstständige_r motiviert bleiben„ kurz angeschnitten. Trello nutze ich vor allem für die Organisation des ElisaZunder Magazins. Das Schöne bei Trello ist, dass man mit unterschiedlichen Boards und Karten arbeiten kann. Diese kann man frei bewegen, farblich mit unterschiedlichen Labels hervorheben und zudem auch Notizen hinterlegen.
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2. Eins nach dem anderen
Viele schwärmen immer von ihrer Multitasking-Fähigkeit und gerade Frauen zählen dies zu ihren absoluten Pluspunkten: E-Mails schreiben, parallel Social Media bespielen und auch noch einen Texter-Job beenden. Das funktioniert für mich nicht! Daher habe ich mir angewöhnt nicht alle „Baustellen“ gleichzeitig zu bedienen, sondern alles nach und nach abzuarbeiten. Mein Fokus und die gesamte Konzentration fließen so in das jeweilige Kundenprojekt. Nur so kann ich mit meiner vollen Leistung glänzen, deswegen gilt für mich: Eins nach dem anderen!
Zum Thema Multitasking gibt es auch zwei inspirierende Artikel auf Edition F – „Das Geheimnis der Überflieger“ und „Multitasking schadet dem Gehirn“.
3. Strukturiere deinen Arbeitstag in unterschiedliche Phasen / Etappen
Mein Arbeitstag beginnt ungefähr jeden Tag zu derselben Uhrzeit, sodass ich mir den gesamten Tag nach einem gewissen Zeitplan und einer Routine strukturiert habe. Zuerst komme ich ins Office, mache mir einen Kaffee und checke danach meine Organisationsliste gründlich durch. So hab ich alle relevanten Projekte und To-Do’s des Tages auf dem Schirm. Erst danach klicke ich mich in mein E-Mail Postfach, um zu schauen, was alles Neues reingekommen ist und beantworte diverse E-Mails.
Meine morgendliche Dauer im E-Mail Postfach hab ich inzwischen deutlich reduziert, und zwar auf 1,5 Stunden. Anfangs habe ich hier meinen halben Tag verplempert, sodass ich kaum noch dazu gekommen bin meine Arbeit zu erledigen.
Danach widme ich mich meinen Kunden und arbeite die Projekte nach Deadline ab. Auch für meine Social Media Kanäle, zweiter Check der E-Mails etc. habe ich dann noch festgelegte Zeitfenster. Zudem ist es wichtig auch Pausen zu machen. Manchmal ist man so gut im Workflow drin, dass man wirklich alles um sich herum vergisst (sogar das Trinken). Daher ist es umso wichtiger sich pro Tag mindestens eine lange Pause zu gönnen und sich dann auch wirklich vom Bildschirm zu trennen.
Natürlich kann ich meine Routine auch nicht jeden Tag komplett einhalten, denn es gibt Kundentermine, die wahrzunehmen sind, diverse Events und manchmal kommt auch einfach das pure Leben dazwischen. Also bleib trotz deiner Routine auch noch flexibel!
Wollt ihr noch mehr über meine unterschiedlichen Arbeitsphasen erfahren? Dann hinterlasst mit unter dem Beitrag einfach einen Hinweis dazu in den Kommentaren und ich gehe gerne noch einmal genauer auf mein persönliches Zeitmanagement ein.
4. Pack dein Smartphone zur Seite
Natürlich bin ich für meine Kunden telefonisch erreichbar, aber ich lege mein iPhone inzwischen mit dem Display nach unten auf den Schreibtisch. Die ganzen Push-Nachrichten von meinen diversen sozialen Kanälen lenken mich viel zu sehr ab, wenn ständig etwas Neues aufploppt und das Handy ständig „aufblinkt“. Multi-Screening ist nämlich genauso kontraproduktiv, wie Multitasking!
5. Räum deinen Schreibtisch / Arbeitsplatz auf
Anscheinend habe ich ein Talent dafür, dass mein Schreibtisch in kürzester Zeit im Chaos versinkt. Wobei ich sagen muss, dass es sich schon deutlich verbessert hat. Anfangs habe ich all meine Ideen und To-Do’s wild auf lose Zettel, Notizbücher und Kalender notiert, sodass mein Arbeitsplatz in Papierbergen versunken ist. Dazu kamen dann noch Lookbooks, Kataloge, Pressemeldungen und jede Menge Kartons. Dies handhabe ich inzwischen anders und viel organisierter, wie oben bereits beschrieben. Mittlerweile habe ich mir auch „antrainiert“ meinen Schreibtisch 1x pro Woche auf Vordermann zu bringen. Dies mache ich meistens am Freitag, denn so kann ich in der darauf folgenden Woche entspannt starten.
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Euer Feedback zu den Tipps zur Selbstorganisation
Nun interessieren mich eure Abläufe natürlich brennend und freue mich auf euer Feedback. Habt ihr schon Tipps umsetzen und ausprobieren können?
Was sind eure Tipps für eine besser Organisation und Produktivität?
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Titelfoto und Hintergrundbild Collage via Unsplash © STIL
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51 Comments
Ein wirklich toller und motivierender Post! Manchmal muss man sich einfach zusammenreißen und sich wirklich auf eine Sache konzentrieren. 🙂
Liebst,
Any | Echo Of Magic
Liebe Any,
das stimmt – sonst kommt man einfach nicht weiter und tritt
quasi auf der Stelle, wenn überall nur Ablenkungen lauern.
Lieben Dank für Deinen Kommentar,
Elisa
Toller Beitrag – kann dem nur komplett zustimmen!!! 🙂
Liebst, Leni von http://lenivandamme.com
Vielen lieben Dank! 🙂
Richtig tolle nützliche Tipps, danke dafür. Mit Kleinkind, Uni Stress und Blogarbeit gehts nur dann wenn alles perfekt eingeteilt ist. Da kann ich deine Tipps super umsetzen!
Lieben Gruß
Bea
http://pinkcontour.blogspot.co.at/?m=0
Liebe Bea,
bei so vielen „Baustellen“ geht ohne eine gute Organisation
wirklich gar nichts. Fteut mich, dass ich Dir mit meinen Tipps
helfen konnte.
Liebst, Elisa
Wirklich sehr gute Tipps in deinem Post. Ich vergesse vor lauter Arbeit zu essen. Kein Witz. Ich bin oft so konzentriert, dass ich das nicht mehr bemerke. Meine Arbeitsstruktu musisch auf jeden Fall noch verbessern, aber mit To_Do Listen arbeite ich schon ewig, leider mache ich sie immer zu voll.
Liebe Grüße Sandra
http://www.sandra-levin.com
Hallo Liebes,
Danke für die super Tipps. Ich habe da ja manchmal noch etwas Schwierigkeiten muss ich gestehen.
Gerade Smartphone zur Seite legen fällt mir ziemlich schwer haha
Dein Arbeitsplatz sieht übrigens toll aus.
Love,
Tori | https://abouttori.com
Liebe Tori,
vielen Dank!
Das Smartphone zur Seite zu legen, fiel mir anfangs auch sehr
schwer. Sobald ich es dann aber mal durchgezogen habe, war
ich erstaunt wie viel ich erledigt hab.
Viele Grüße, Elisa
Liebe Elisa,
das sind tolle Tipps! Ich bin leider noch nicht so ganz durchorganisiert aber was ich wirklich deutlich gemrkt habe ist, wie wichtig Routinen sind. Das habe ich mit besonders für meien Social Media Kanäle auferlegt. Das kann sich super schnell zu einem zeitlichen Fass ohne Boder entwickeln, weswegen ich dort konkrete Zeitfenster habe, in denen ich mich täglich bewege!
Den Rest muss ich noch lernen!
xo, Rebecca
http://pineapplesandpumps.com/
Liebe Rebecca,
da hast Du absolut Recht, wenn man seine ganzen Socials nicht vernünftigt strukturiert
und sich dafür auch feste Zeiten setzt, sind ruck zuck mehrere Stunden rum und man hat
null erledigt. Ich handhabe es daher ganz ähnlich.
Liebe Grüße, Elisa
Sehr schöner Post liebe Elisa! Ich motiviere mich durch To Do Listen und freue mich immer, wenn da alles weggestrichen ist 🙂
Liebst, Melina
http://www.melinaalt.de
Ohja! Wegsteichen macht Laune! 🙂
Liebe Elisa,
Vielen Dank für die tollen Tipps. Bin noch nicht lange selbstständig und mir fällt es oft nicht leicht mich wirklich gut zu organisieren alleine. Übrigens habe ich Deinen Post für Pinterest sehr gut gefunden, auch hier wertvolle Inspiration dabei.
Danke 🙂
Alles Liebe,
Birte
http://show-me-your-closet.de/
Liebe Birte,
vielen lieben Dank! Es freut mich sehr, dass ich Dir mit meinen Business-Postings
schon so gut weiterhelfen konnte. Demnächst folgt auch ein neuer Artikel zu Pinterest
mit vielen neuen Erkenntnissen und Problemlösungen.
Liebe Grüße, Elisa
Oh danke für deinen interessanten Beitrag. Schöne Woche
http://carrieslifestyle.com
Freut mich, dass Dir der Beitrag so gut gefällt.
Hallo Elisa, ein echt toller Post und die Tipps kann ich wirklich gut gebrauchen. Bei mi geht es gerade auf die Master-Arbeit zu und ich bin echt noch etwas planlos bzw. mir fehlt es einfach an der Struktur momentan…lg Tatjana
Liebe Elisa, tolle Tipps! Ich bin selbstständig und arbeite auch alleine von zu Hause. Das Problem bei mir ist nicht die Organisation/ Motivation, sondern das Mama-Leben, das man kaum planen kann. ;D
Liebe Grüße
Mihaela
Liebe Mihaela,
das glaube ich Dir gerne!
Danke für deine wertvollen Tipps. Ich persönlich bin ebenfalls total durchstrukturiert. Anders geht das bei mir nicht. Das einzige, das ich nicht schaffe, ist es meinen Schreibtisch ordentlich zu halten.
Liebsten Gruß!
Eva
Liebe Eva,
das war und ist manchmal für mich auch immer noch ein kleiner Kraftakt,
aber das Gefühl wieder an einem aufgeräumten Arbeitsplatz zu sitzen ist
einfach unschlagbar. Irgendwie fließt dann wieder alles!
Tolle Tipps! Ich habe auch immer eine ToDo-Liste. Je nachdem wie viel am Abend dann noch darauf steht, so ist mein Laune. Ich kann übrigens auch nicht arbeiten, wenn mein Schreibtisch oder gar mein Zimmer nicht aufgeräumt ist. Unordnung lenkt mich total ab.
Liebe Saskia,
vielen Dank für Deinen Kommentar. Allerdings solltest Du Dir die
Laune von unerledigten To-Do’s nicht verderben lassen. Freu Dich
doch, dass du am nächsten Tag direkt weißt, wo du loslegen kannst.
Auf Dauer ist es nämlich ungesund sich wegen ein paar To-Do’s zu
ärgern.
Liebste Grüße, Elisa
Ich tappe leider zu oft in die Multitasking Falle:( Man hat ne ewig lange Liste und will am besten alles auf einmal machen, was natürlich Blödsinn ist. Deswegen finde ich deine Tips wirklich super strukturiert. Ich denke, dass man als Selbstständige keine haste Wahl hat, also so durchgeplant zu arbeiten. Du machst das auf jeden Fall super.
Liebe Ari,
das sind wirklich die richtigen Worte „Multitasking-Falle“!
Ich denke allerdings, dass es da ganz vielen so geht… aber
Schritt für Schritt kommt man eben auch ans Ziel und meistens
sogar noch schneller.
Liebe Grüße, Elisa
Tolle Tipps! Ich arbeite auch viel besser wenn mein Arbeitsplatz aufgeräumt ist, dabei bin ich eigentlich ein kleiner Chaot 😉
An einem aufgeräumten Arbeitsplatz kommen mir immer mehr Ideen. Loser Kram,
der rüberall rumfliegt, blockiert mich immer. Wahrscheinlich ist es da bei dir ganz
ähnlich.
Sehr viele gute Tipps! Ich komme jetzt auch so langsam mal in meinen Arbeitsalltag als Selbständige rein und besonders ein aufgeräumter Schreibtisch hilft mir enorm. Nur das mit dem Smartphone weglegen ist etwas schwierig. 😉
Liebe Grüße
Sara | missesviolet
Liebe Sara,
probier den Tipp mit dem Smartphone unbedingt mal aus.
Du wirst erstaunt sein, wie viel Du in dieser Zeit schaffst
und das man auch gar nichts verpasst (Stichwort: FOMO).
😉
Ich liebe so „Organisations-Beiträge“, weil ich selber gerade Organisation lernen muss. Da gibt es eindeutig noch Luft nach oben 🙂 Was ich aber schon versuche immer umzusetzen ist mein Handy an einen anderen Ort zu legen als neben mir und meinen Laptop. Wenn es klingelt höre ich es ja und ansonsten sind alle Töne aus. Das hilft mir ungemein.
Liebe Grüße, Milli
(http://www.millilovesfashion.de
Liebe Milli,
das ist doch definitiv schon einmal ein richtiger Schritt in eine
bessere Produktivität. Mich lenkt es auch zu sehr ab, wenn ich
ständig sehe, dass das Display aufleuchtet.
Liebe Grüße, Elisa
Sich selbst einen Plan machen ist so wichtig! Was wäre ich nur ohne meine To Do Listen 😀
Liebe Andrea,
geht mir ganz genauso! 😉
zwar kenne ich schon alle tipps aber das mit dem handy sollte ich mir nur endlich ans herz nehmen – kaum zu glauben aber ich greife so oft danach echt schlimm
glg katy
http://www.lakatyfox.com
Wirkt wirlich Wunder! Probier’s unbedingt aus.
Mein Tagesablauf würde ohne Struktur auch jämmerlich zusammenbrechen und ohne meine To Do Liste geht schon einmal gar nichts 😀
Da kann ich dir nur zustimmen!
Der beste Typ für mich ist wirklich „Räum deine Arbeitsfläche auf“. Ich merke es immer wieder, ich bin total abgelenkt, wenn es auf dem Schreibtisch chaotisch ist oder es im Zimmer unordentlich ist. Sobald man das beseitigt, arbeitet es sich wirklich um einiges besser.
Liebe Grüße Anni von http://hydrogenperoxid.net
Liebe Anni,
da geht es mir ganz genauso, wie Dir. Aus diesem Grund ist ein
aufgeräumter Arbeitsplatz auch so wichtig für mich.
Toller Post ♥ Ich motiviere mich mit handgeschriebenen To-Do Listen und freue mich immer doppelt, wenn ich einen Punkt wegstreichen kann!
Liebste Grüße, Melina
http://www.melinaalt.de
Der Beitrag ist wirklich sehr gut geworden 🙂
Vielen Dank!
Hey Elisa,
da stimme ich dir absolut zu, ich mache es ganz genauso 🙂
Naja gut, im Moment geht alles etwas drunter und drüber, aber wir stecken mitten in den Weltreise-Vorbereitungen, die Wohnung wird immer leerer und das mit dem perfekten Arbeitsplatz ist nicht immer gegeben. Aber wenn der Ballast erstmal weg ist, kriege ich hoffentlich wieder mehr Struktur rein, weil nicht mehr überall Baustellen sind!
Schöne Grüße,
Caro
Liebe Caro,
ich denke auch, dass es sich bessert sobald der Ballast weg ist und
Platz und Raum für Ideen da ist. Bei so einem Umbruch und Weltreise
Vorbereitungen ist es natürlich ganz logisch, dass nicht alles routiniert
laufen kann.
Ich wünsche Dir eine wundervolle Reise und tolle Erlebnisse!