Auf uns Selbstständige, Freelancer und Kreative warten jeden Tag diverse Aufgaben. Sich selbst zu organisieren, produktiv zu sein und dabei noch unsere Höchstleistungen abzurufen, ist manchmal gar nicht so einfach. Dies liegt daran, dass wir oftmals viel Zeit mit diversen Zeitfressern verbringen oder unser Workflow noch nicht routiniert genug ist. Aus diesem Grund decken wir heute einige Zeitdiebe auf und erläutern euch, wie man produktiver und effizienter arbeiten kann. Dabei geben wir Euch zudem wertvolle Tipps und Tricks, um gekonnter mit lästigen Zeitfressern umzugehen, um dadurch effizienter zu arbeiten und die eigene Produktivität nachhaltig zu steigern.


Werbung

Produktiver und effizienter Arbeiten

1. Ständiges E-Mails checken

Das E-Mails ein absoluter Zeitfresser sein können, ist wirklich kein Geheimnis mehr. Vermutlich haben wir alle schon die Erfahrung gemacht, den ganzen Tag im Postfach „festzuhängen“. Weshalb man dann noch nicht einmal eine einzige Aufgabe auf der vollen To-Do Liste streichen konnte. Dieses Vorgehen ist für Selbstständige wirklich ein Produktivitäts-Killer. Noch dazu bringt dies weder das eigene Business noch die aktuellen Aufträge weiter; da wir gar nicht wirklich ins „Arbeiten“ kommen. Wir denken leider viel zu oft, dass man blitzschnell auf jede E-Mail antworten muss und das man das Postfach deshalb alle paar Minuten checken sollte. Ein großer Denkfehler!

Natürlich sollte man keine halbe Ewigkeit brauchen, um eine E-Mail zu beantworten. Jedoch kann man sich auch nicht den ganzen Tag mit dem Postfach beschäftigen, da eben andere wichtige Aufgaben zu erledigen sind. Allerdings schließen produktives Arbeiten und regelmäßiges Checken des Postfachs sich nicht gänzlich aus. Hier ist einfach eine bessere Organisation gefragt.

Deshalb
folgender Lösungsvorschlag: Legt jeden Tag feste Zeiten für das Beantworten Eurer E-Mails, für die Kommunikation bei laufenden Projekten und das Checken des Postfachs fest. Die andere Zeit nutzt Ihr dann gezielt für die anderen To-Do’s und Projekte, die aktuell anstehen und bearbeitet werden sollen. So habt Ihr feste Blöcke für E-Mails bzw. das Postfach und andere feste Blöcke für die Arbeit an Euren Projekten oder sonstigen Aufgaben

Ein weiterer Tipp: Je nach Projekt und wie viel Kommunikationsbedarf  hierbei besteht, kann es auch deutlich einfacher sein ein Telefonat zu führen, einen Video-Call zu vereinbaren oder sich in einem persönlichen Meeting zusammenzusetzen. Hier muss man einfach abwägen, welches Vorgehen am effektivsten für das jeweilige Vorhaben ist.

2. Unnötige Meetings

Unnötige Meetings sind neben E-Mails auch echte Zeitfresser. Manchmal ist die Fahrzeit zum Termin deutlich länger als das eigentliche Gespräch. Vielleicht stellt man auch fest, dass es doch nicht richtig passt. Dann gibt es auch noch Meetings, wo weder ein konkretes Thema oder eine Zeit festgesteckt wurden. Hier steckt man Ewigkeiten im Termin ohne ein konkretes Ziel zu verfolgen  und verliert somit kostbare Zeit. Dann gibt es auch noch die Sorte potenzielle Auftraggeber, die sich erstmal jede Menge Angebote einholen, sich mit diversen Dienstleistern treffen und letztendlich den günstigsten Dienstleister auswählen. Vermutlich haben alle Selbstständigen diese Erfahrungen schon gemacht. Oder wie sieht es bei Euch aus? 

Unsere Zeit ist eh schon so knapp bemessen, dass wir genau solche unnötigen Meetings vermeiden sollten. Für solche Fälle ist vor allem Fingerspitzengefühl gefragt und unsere Kommunikation mit dem Meetingpartner*in. Bevor also ein Meeting / Termin vereinbart wird, sollte man daher wichtige Parameter abstecken. So erhält man ein Gefühl dafür, ob das Meeting notwendig ist, ob der Kunde zu einem passt und ob bei laufenden Projekten eventuell auch ein Telefonat oder Video-Call ausreichend wären.

3. Multitasking

Oftmals rühmen sich Personen damit, dass eine ihrer Stärken Multitasking sei. E-Mails beantworten, nebenbei telefonieren und schon den Text für die nächste Social Media Kampagne planen … gar kein Problem! Wobei man beim Lesen schon bemerkt, dass das nicht funktionieren kann. Und auch schon gar nicht gut werden kann! Alle Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, hin und her zu switchen und so immer rausgerissen zu werden, hat wenig mit Produktivität zu tun.

Inzwischen geht dies sogar aus diversen Studien hervor: Multitasking ist ein absoluter Produktivitäts-Killer. Man geht sogar soweit, dass behauptet wird, das Multitasking dem Gehirn schaden soll. Dies liegt daran, dass man bei ständigem Multitasking die Fähigkeit verliert, sich einer Aufgabe völlig hinzugeben und fokussiert zu bleiben – eine Konzentrationsschwäche tritt ein.

Deshalb stoppt das Multitasking ab sofort und widmet Euch einer Aufgabe nach der Anderen. Man kann eben nicht immer alle „Baustellen“ gleichzeitig erledigen. Fokussiert Euch lieber voll und ganz auf eine Aufgabe. Lasst all Eure Konzentration und Aufmerksamkeit einfließen. Ihr werdet schon in Kürze feststellen, dass Ihr die Aufgaben viel schneller erledigt und somit deutlich produktiver werdet. Übrigens habe ich das Thema Multitasking auch im Artikel »Organisation und Produktivität: So kannst Du Dich organisieren, wenn Du alleine arbeitest« aufgegriffen.

4. Schlechte Organisation

Mangelnde Organisation sorgt dafür, dass man den Überblick verliert. Selbst wenn wir ungefähr wissen, welche Aufgaben am Tag anstehen, ist dies ohne konkreten Plan wenig zielführend. Deshalb ist es wichtig sich einen konkreten schriftlichen Plan zu erstellen, wo die einzelnen Aufgaben nach Priorität strukturiert sind. Arbeite diese dann, wie oben beschrieben, eine nach der anderen ab. Hierfür könnt Ihr entweder eine einfache To-Do Liste (digital oder analog), einen Kalender oder auch Apps und Tools zur Organisation nutzen. Wichtig ist hierbei auf die Variante zu setzen, die für Euch am besten funktioniert und womit Ihr Eure Produktivität nachhaltig steigern könnt.

5. Angst

Die Angst ist ein Grundgefühl jedes Menschen. Jedoch ist es wichtig, dass wir lernen mit unserer Angst umzugehen. Ständig in Angst und Sorge zu sein, bringt uns leider nicht weiter, sondern hemmt. Deshalb ist es wichtig, diese Angst wahrzunehmen und zu akzeptieren. Trotzdem dürfen und sollten wir uns durch unsere Ängste nicht davon abbringen lassen unsere Vorhaben in die Tat umzusetzen. Hierbei hilft es auch ungemein sich mit Gleichgesinnten zu verbinden, sodass man sich gegenseitig beflügeln und unterstützen kann.

Wenn Dir eine Idee keine Angst macht, ist sie nicht groß genug ~ Unbekannt

Viel zu oft haben wir Dinge schon gelassen oder erst viel später in Angriff genommen, weil wir große Angst davor hatten oder sie uns vielleicht sogar ausgeredet wurden. Wir hatten oder haben Angst davor, was unser Umfeld denken könnte, Angst davor die Komfortzone zu verlassen … lasst all diese alten Denkweisen hinter euch; denn das ist Euer Leben! Und denkt dran:

Mit Mut fangen die schönsten Geschichten an ~ Unbekannt

6. Perfektion

Genauso wie Angst ist Perfektion ebenfalls ein Entscheidungs- sowie Produktivitäts-Killer. Der Anspruch immer die beste Leistung abzuliefern, ist per se nichts Schlechtes. Jedoch muss man irgendwann den besagten „Schlussstrich“ ziehen, um weiterzukommen.

Hierfür ein kleines Beispiel: Euer Vorhaben ist es einen spannenden Blogartikel zu erstellen. Ihr fangt damit an und schreibt alle wichtigen Inhalte hinein, danach wird hier und da noch etwas korrigiert, umformuliert und optimiert. Nach einem letzten Check wird der Artikel dann veröffentlicht. Dies ist der Idealfall!

Bei Personen, die zur Perfektion neigen, sieht es allerdings anders aus; denn der Blogartikel wird wahrscheinlich niemals veröffentlicht. Stattdessen wird immer  auf’s Neue umformuliert, korrigiert und optimiert. Deshalb ist es so wichtig an einem gewissen Punkt aufzuhören und in diesem Fall auf den „Veröffentlichen Button“ zu klicken. Dieses Verhalten ist im Übrigen auf diverse Aufgabenbereiche und Branchen zu adaptieren. Außerdem kann man im Nachhinein auch immer wieder Optimierungen einfließen lassen, wenn man zum Beispiel mit einem Blogartikel nicht mehr rund um zufrieden ist oder es neue Blickwinkel gibt.

Produktiver und effizienter arbeiten, Zeitfresser vermeiden, Zeitfresser aufdecken, effizienter arbeiten, Produktivität steigern, Beruf, Business, Business Tipps, Karriere Tipps, Zeitfresser vermeiden und was man stattdessen tun sollte

7. Vergleiche

In die Vergleichsfalle zu tappen, ist äußerst tückisch! Daher sollten wir dies dringend vermeiden bzw. einen gesunden Umgang mit Vergleichen erlernen. Leider lernen wir bereits in frühester Kindheit uns ständig mit anderen zu vergleichen. Auch das Schulsystem baut auf Vergleichen auf. Hinzu kommt, dass das ständige Vergleichen durch soziale Netzwerke omnipräsent ist. Man kann vieles so nah miterleben, aber sitzt doch nur zu Hause auf dem Sofa – da ist Neid vorprogrammiert. Geben wir uns diesen unnötigen unreflektierten Vergleichen hin, gelangen wir in eine Art Vergleichsspirale. Wir sind frustriert und neidisch. Aus dieser Gemütslage heraus ist es natürlich schwer etwas Neues zu erschaffen oder sich selbst weiterzuentwickeln. Wir stagnieren! Inzwischen geht sogar aus einigen Studien hervor, dass das ständige Vergleichen zu Depressionen führen kann.

Deswegen stoppt die Vergleiche mit anderen Personen und widmet Euch Euren Vorhaben. Setzt den Fokus auf Euch, Eure Liebsten und Eure Pläne. Nur so gelangt Ihr an Euer Ziel.

8. Nicht Nein sagen können

Vielen fällt es wirklich schwer „Nein zu sagen“. Dies liegt vermutlich daran, dass wir in unserer Gesellschaft nicht danach erzogen werden. Wenn wir eine Aufforderung erhalten, sollen wir diese gehorsam umsetzen und am besten sofort. Jedoch ist die Fähigkeit auch mal  „Nein zu sagen“ gerade für Selbstständige und Freelancer enorm wichtig. Das ständige „Ja-Sagen“ kostet einen nicht nur Zeit, sondern wird bei den Fragenden oftmals zur Gewohnheit. Sodass die Hilfestellung immer häufiger gefordert wird.

Leider wurde uns anerzogen, dass  „Nein zu sagen“  etwas Schlechtes sei und es sich deshalb nicht gehört. Dabei ist es wichtig Grenzen zu setzen, denn Zeit und Energie sind begrenzte Ressourcen, die man einteilen muss. Deshalb ist es absolut korrekt jemandem auch mal ein höfliches „Nein“ zu erteilen. Ihr werdet schnell merken, dass es gar nicht so schwer ist und Ihr dadurch viel mehr Zeit für Euch, Eure Herzensprojekte und Lieblingsmenschen habt. Also traut Euch!

9. Social Media

Ein Zeit-Killer der ganz besonderes Sorte! Man will nur mal kurz durch den Instagram-Feed scrollen oder die Facebook-Timeline checken. Nur eben schauen, ob dort eine wichtige Nachricht eingegangen ist. Ein Katzenvideo, Promi-News, ein spannendes Webinar … und zack ist eine Stunde ins Land gezogen. Eine Stunde! Eine Stunde, in der wir einfach nur stupide irgendwelche süßen, witzigen Videos geschaut haben. Pure Zeitverschwendung! Und rein gar nicht produktiv. Gerade, wenn die To-Do Liste überquillt. Kommt Euch das Szenario bekannt vor?

Mir leider schon! Inzwischen habe ich es mir abgewöhnt, dass ich mich so schnell ablenken lasse. Doch ab und zu tappe auch ich noch in die Social-Media-Ablenkungs-Falle. Mittlerweile handhabe ich es so, dass ich nicht mehr durchgehend in meine Social Media Kanäle eingeloggt bin und auch keine Push-Nachrichten mehr erhalte. Dies sorgt dafür, dass nicht ständig irgendwelche Meldungen aufploppen. Dadurch ist die Ablenkungsgefahr deutlich gedämmt und ich kann fokussierter und produktiver arbeiten.

10. Smartphone

Neben Social Media ist das Smartphone auch eine große Ablenkungsquelle und dadurch ein richtiger Zeitfresser. Oben schon erwähnt, ist es durchaus hilfreich Push-Benachrichtungen auszuschalten, sodass auf dem Smartphone nicht ständig neue Meldungen auftauchen. Diese werden Euch erst angezeigt, wenn Ihr die jeweilige App öffnet. Außerdem kann es hilfreich sein das Smartphone auf lautlos zu schalten und mit dem Display nach unten zu legen. So werdet Ihr nicht aus Eurer Konzentration gerissen.

11. Mangelnde Gesundheit #treatyourself

Damit wir unsere Höchstleistungen abrufen können, ist ein gesunder Lebensstil notwendig. Zugegeben gerade in stressigen Phasen ist dies bei Selbstständigen nicht allzu leicht und man vergisst sich gerne selbst. Wir denken alles andere sei wichtiger. Dadurch bleiben wir selbst und unsere Gesundheit auf der Strecke. Dies mag vielleicht für einige Monate oder eventuell auch Jahre funktionieren … ist jedoch alles andere als gesund. Wenn wir uns nicht um uns kümmern, wer dann? Wir vernachlässigen uns und brennen anschließend aus.
Wie soll da noch eine kreative Leistung erbracht werden?

Deshalb müssen wir uns viel öfter vor Augen halten, dass unsere Gesundheit unser höchstes Gut ist. Wir müssen uns Auszeiten gönnen. Gerade im stressigen Alltag sollten wir immer wieder Ruhephasen mit einbinden, um weiterhin unsere besten Leistungen abzurufen. Hierzu gehören neben regelmäßigen Pausen auch eine gesunde Ernährung und Sport. Mehr Tipps, wie man regelmäßige Pausen in den Alltag einbindet oder sich sogar einen ganzen Tag eine Auszeit gönnt, gibt’s hier.

12. Keine konkrete Zielsetzung

Oben schon erwähnt: Ohne Plan und Ziele funktioniert es nicht! Deshalb ist es umso wichtiger, dass Ihr Eure persönlichen und beruflichen Ziele festlegt und dies auch schriftlich festhaltet. Ob Eure Vorliebe hier analog oder digital ist, ist Euch überlassen. Ohne eine konkrete Zielsetzung führen Eure Taten jedoch ins Nichts. Mit einem konkreten Vorhaben wisst Ihr jeden Tag auf’s Neue, was zu tun ist. So gelangt Ihr jeden Tag einen Schritt näher in Richtung Ziel. Mehr Tipps zum Erreichen von Zielen gibt’s übrigens hier.
Allerdings vergesst bei all Euren Zielen nicht, den Weg dorthin zu genießen!

 Checkliste – Zeitfresser im Arbeitsalltag

    1. Ständiges Checken der E-Mails
    2. Unnötige Meetings
    3. Multitasking
    4. Mangelnde Organisation
    5. Angst
    6. Perfektion
    7. Vergleiche
    8. Nicht Nein sagen  können
    9. Social Media
    10. Smartphone
    11. Die eigene Gesundheit außer Acht lassen
    12. Keine konkrete Zielsetzung

PIN IT: Produktiver und effizienter Arbeiten
– Die Checkliste direkt zum Pinnen –

Produktiver und effizienter arbeiten, Zeitfresser vermeiden, Zeitfresser aufdecken, effizienter arbeiten, Produktivität steigern, Beruf, Business, Business Tipps, Karriere Tipps, Zeitfresser vermeiden und was man stattdessen tun sollte

 


Fotos © Unsplash | Titelfoto & Collage Hintergrundfoto © Igor Son  

2 Comments

  • Avatar
    Posted 16. Juni 2018 11:59
    by Petra Kirschblüte

    Das sind wirklich tolle Tipps! Muss mir die Liste ausdrucken, da ich immer viel Zeit verschende ^^
    LG Petra
    https://www.kirschbluetenblog.at

    • Elisa Zunder
      Posted 16. Juni 2018 14:23
      by Elisa Zunder

      Hallo liebe Petra,

      freut mich, dass Dir der Blogbeitrag so gut gefällt. Dann hoffe ich, dass Dir die Tipps gut weiterhelfen.
      Du kannst mich gerne mal auf dem Laufendem halten 😉

      Hab ein schönes Wochenende,
      Elisa

Leave a comment